En honor a la verdad, no está generalizada en todas las empresas la costumbre de que los trabajadores fichen a la entrada y salida de trabajo; especialmente eso es así en las microempresas, por la premura en el cumplimiento de los compromisos, la cercanía personal entre la dirección y los trabajadores, la carencia, normalmente, de un departamento administrativo suficiente… Se ha venido entendiendo, erróneamente, que para acreditar la jornada bastaba simplemente que ésta figure en el contrato laboral o en el formulario de alta en la Seguridad Social.
Por otro lado, la obligación de “fichar” a veces se ve únicamente como un mecanismo de control del empresario al trabajador, como una imposición que refleja una supuesta desconfianza de la empresa al trabajador.
Pero esto no es así. Desde SOLVO recomendamos a nuestros clientes empresarios que lleven un registro físico o digital de control de la jornada de los trabajadores, y no sólo para fiscalizar la prestación del empleado, sino también para evitar problemas con la Inspección de Trabajo.
El registro no tiene por qué ser mecánico, es suficiente simplemente un cuadrante horario en papel o digital, siempre que con ello podamos acreditar el horario que han venido ejecutando los trabajadores. Este registro horario es el que habitualmente se realiza mediante el sistema de “fichar”, en aquellos centros de trabajo que cuentan con medios técnicos de control de entrada y salida para sus trabajadores. Para todas aquellas empresas que no tienen estos instrumentos, es recomendable realizar un cuadrante mensual por trabajador, en el que debe de figurar el horario que va realizando cada día y la firma del trabajador.
Tradicionalmente la normativa obligaba a llevar registro de horas de trabajo únicamente para el caso de contratos a tiempo parcial y también a efectos de acreditación de horas extraordinarias.
El artículo 12.5.h) del Estatuto de los Trabajadores, relativo a los contratos a tiempo parcial, prevé:
La jornada de los trabajadores a tiempo parcial se registrará día a día y se totalizará mensualmente, entregando copia al trabajador, junto con el recibo de salarios, del resumen de todas las horas realizadas en cada mes, tanto las ordinarias como las complementarias a que se refiere el apartado 5.
El empresario deberá conservar los resúmenes mensuales de los registros de jornada durante un periodo mínimo de cuatro años.
En caso de incumplimiento de las referidas obligaciones de registro, el contrato se presumirá celebrado a jornada completa, salvo prueba en contrario que acredite el carácter parcial de los servicios.
Obsérvese la gravedad del asunto: ¡si no hay registro de control horario la Inspección de Trabajo podrá acordar que no hay contrato a tiempo parcial, sino contrato a jornada completa!
Respecto a la obligación de que haya registro horario en el caso de que se realicen horas extraordinarias, el artículo 35.5 del Estatuto de los Trabajadores dice:
…a efectos del cómputo de las horas extraordinarias, la jornada de cada trabajador se registrará día a día y se totalizará en el período fijado para el abono de las retribuciones, entregando copia del resumen al trabajador en el recibo correspondiente”, y de acuerdo a la Disposición Adicional Tercera del Real Decreto 1561/1995, de 21 de septiembre, los representantes de los trabajadores tendrán derecho a recibir copia de los citados resúmenes de la jornada.
Pero hay más. Además de lo anterior, en dos recientes sentencias la Audiencia Nacional dicta que las empresas deben registrar diariamente la jornada de trabajo de sus empleados aunque no se realicen horas extraordinarias. Dicho Tribunal considera que la obligación de registro de la jornada de cada trabajador que establece el artículo 35.5 del Estatuto de los Trabajadores “a efectos del cómputo de horas extraordinarias” se extiende a todos los casos y no queda condicionada a la realización efectiva de horas extra.
Es decir, se entiende que no se puede vincular el registro de jornada a la realización de horas extras, porque si no se dispone de dicho registro, es materialmente imposible saber si un trabajador ha realizado o no una jornada por encima de la pactada. Y a este respecto, cree que resulta indiferente el que en la empresa exista un horario flexible o el hecho de que una parte de la jornada pueda llevarse a cabo fuera del centro de trabajo.
Una vez confirmada esta doctrina, es muy conveniente que todas las empresas implanten mecanismos para registrar diariamente la concreta jornada realizada por cada uno de los trabajadores en plantilla, sean a jornada completa, a tiempo parcial, realicen horas extras o no.
¿Nos les queda claro a nuestros lectores empresarios la obligación, hay alguna duda, da pereza poner la maquinita de fichar…? Bien, les ofrecemos nuestro argumento favorito, “aclara” bastante las cosas:
Sanciones… En caso de incumplimiento de la obligación de registrar las jornadas realizadas (“fichar”) la empresa puede ser muy duramente sancionada por la Inspección de Trabajo con:
- La imposición de multa de entre 60€ (grado mínimo) hasta 625€ (grado máximo) como infracción leve por incumplimiento de obligaciones meramente formales o documentales (Art. 6.6 de la Ley de Infracciones del Orden Social.
- La imposición de multa de entre 626€ (grado mínimo) hasta 6.250€ (grado máximo), por infracción o incumplimiento en materia de jornada (Art. 7 nº 5 de la LISOS)
- La transformación del contrato a tiempo parcial en contrato a tiempo completo, salvo que se pruebe su naturaleza a tiempo parcial (Art. 12 apartado 5 letra h) del ET.
¡A fichar!